O Risco Fiscal devido a erros no Cadastro
Operar com um cadastro de Clientes e Fornecedores inconsistente, cuja situação cadastral na base ORIGEM do Contribuinte não seja a mesma encontrada nas bases OFICIAIS, pode implicar nos seguintes riscos fiscais:
Operar com fornecedores ou clientes INAPTOS perante a Receita Federal, ou NÃO HABILITADOS no Sintegra;
Não utilização de créditos de impostos devidos, ou multas por lançamento de créditos indevidos;
Incorrer em falhas nas obrigações acessórias, passíveis de multas e outras sansões legais pelo Fisco;
Transtornos e/ou custos adicionais na implementação de projetos do SPED NFe, EFD e e-Social;
Falhas na validação dos arquivos do EFD e ECD, mesmo semanas após a emissão da NFe;
Fato gerador ocorrido com DANFe em CONTINGÊNCIA, mas para destinatário NÃO HABILITADO.
Impossibilidade de retificação do erro por decorrência de prazos, ou DENEGAÇÃO da NFe;
Prejuízos financeiros, mesmo em casos de denúncia voluntária;
Aumento de despesas com advogados, gastos com multas do Fisco, etc.
Operar com Fornecedores com registro em área de embargo (risco de processo de Crime Ambiental)
De modo geral, o sistema validador dos arquivos do SPED nas Secretarias de Fazenda não confirma o conteúdo da maioria dos campos obrigatórios, mas somente se foram preenchidos conforme a estrutura de dados prevista para cada campo.
A partir de 2011 os controles do SPED começaram a ser ampliados, e ficaram mais rígidos em todas as UF. Validações adicionais sobre o conteúdo de alguns campos devem ser implementadas, como a DENEGAÇÃO da NF-e.
Denegação da autorização de emissão da NF-e Risco Operacional: A DENEGAÇÃO ocorrerá quando ou o emitente ou o destinatário da NF-e apresentarem inaptidão na situação cadastral no respectivo Sintegra Estadual. A Denegação evita o risco fiscal, mas não evita as perdas Operacionais como: a venda cancelada, os custos da produção e do estoque, ou da logística de entrega.
Quando se tratar de operação INTERESTADUAL, na grande maioria dos casos NÃO HÁ DENEGAÇÃO, pois ainda não existe um Cadastro Nacional Sincronizado entre as SEFAZ.
OBS.: se uma SEFAZ Autorizadora NÃO CONSEGUIR verificar a situação cadastral do Destinatário da NFe na base de outra UF, a autorização da NFe será baseada apenas na decisão da situação da IE do Emitente, ou seja, a situação do Destinatário NÃO SERÁ verificada, e então não será impeditivo da autorização.
Lembramos que a consulta da situação cadastral é uma obrigatoriedade legal das partes
Importante: A Receita Federal tem 5 anos para auditar os arquivos do SPED e autuar o Contribuinte por qualquer infração cometida, e que os dados da solicitação de autorização de uso de uma NFe são a evidência do fato gerador que pode conter eventuais erros fiscais, devidos à falhas no cadastro.
Nas operações INTERESTADUAIS, portanto, ainda existe o risco fiscal de o Contribuinte obter autorização de uso de uma NF-e pela SEFAZ de origem em uma transação irregular, caso haja situação INAPTA do Destinatário na SEFAZ (destino).
Fornecedores com registro em área de embargo (Crimes Ambientais):
De acordo com a Legislação vigente, uma Empresa pode ser acusada por envolvimento em Crimes Ambientais previstos na Lei 9.605/98, bem como poderá sofrer penalidades administrativas nos termos do Decreto 6.514/2008 Artigo 54, além de outras sanções previstas em Lei, se operar com fornecedores de matéria prima (animal ou vegetal), cujas propriedades rurais produtoras constem em área de embargo ambiental, segundo registro no IBAMA.
A Consulta da ocorrência deve ser feita no site do IBAMA (http://siscom.ibama.gov.br/geo_sicafi/), usando-se o CNPJ ou o CPF do Produtor Rural, Nome do Imóvel (Fazenda), ou Nome do Contribuinte.
Multas e penalidades aplicáveis pelo Fisco:
A nossa Legislação fiscal é complexa e dinâmica, mudando mais rápido que a capacidade das empresas em ajustar seus processos e sistemas de TI. O risco de estar desatualizado é real, e está presente em várias obrigações:
SPED NFe: RICMS SP, art 527, Inc. IV, alinea a: 50% do valor da operação ou prestação.
SPED Contábil (ECD): IN RFB 787/07, artigo 10: R$ 5.000,00 (cinco mil reais) por mês-calendário ou fração.
SPED Fiscal (EFD): mais de um enquadramento possível da infração:
- RICMS SP: art 527, Inc. V, alín. e, f, g, h, i, j; Inc. VII, alín. d: 1% do valor das operações ou prestações.
- RIPI: art. 504, Inc. III: 0,02% da Receita Bruta do período por dia de atraso até o máximo de 1%.
IN 86/2001: 0,2% por dia de atraso, e 5% aos que omitirem ou prestarem informações incorretas. Penalidades limitadas a 1% da receita bruta no período.
DECRETO 6.514/2008, Art. 54: R$ 500,00 por Kgr ou por unidade, por adquirir, intermediar, transportar ou comercializar produto ou subproduto de origem animal ou vegetal produzido sobre áreas embargadas pelo IBAMA (Produtor Rural).
Higienização de dados do Cadastro
Os dados do cadastro da sua empresa precisam atender à uma regra padrão de preenchimento de campos, o que evitará a maioria dos problemas de rejeição na validação de arquivos do SPED. Nossos sistemas já retornam dados higienizados segundo estas regras quando se trata de cadastro do CNPJ na RFB e no Sintegra (Razão Social e Endereço), de modo que, tanto via webservice como via relatório de lotes basta importar o dado para sua base.
As regras básicas de higienização dos dados do Cadastro para atender aos arquivos do SPED são:
Uso de caracteres válidos em CAIXA ALTA (sem caracteres gráficos, acentuação, espaço duplo, inicial ou final);
Campos numéricos sem máscara de edição, ou seja, somente números (ex.: uso de barras, pontos ou hífen no CNPJ ou CPF);
Para código de registro de inscrições (CNPJ, IE, IM ) seguir as normas do órgão regulador (Qde de caracteres);
Código do Município deve ser o do IBGE (dado verificado na autorização da NFe, e na validação do SPED Fiscal);
Separação de campos do endereço: logradouro, número, complemento, bairro, cidade, estado e CEP;
Descrição de produtos com nomenclatura do Mercosul (NCM) conforme a classificação fiscal do item.
De modo geral, o sistema validador dos arquivos do SPED NFe nas Secretarias de Fazenda não confirma a validade do conteúdo da maioria dos campos obrigatórios, mas no mínimo verificará se foram preenchidos conforme a estrutura de dados prevista para cada campo.
Isso implica que, havendo dados dentro da estrutura esperada, o arquivo pode ser validado, mas se seu conteúdo estiver inconsistente, ou em não conformidade com a operação mercantil, haverá implicações em obrigações acessórias, e outros ricos fiscais.
Desde 2011 os controles do SPED começaram a ser ampliados e ficaram mais rígidos, na medida em que algumas validações adicionais sobre o conteúdo de certos campos foram implementadas pelas Secretarias de Fazenda estaduais.
Lembre-se: A Receita Federal tem 5 anos para auditar os arquivos do SPED e autuar o Contribuinte por qualquer infração cometida, e que os dados da solicitação de autorização de uso de uma NFe são a evidência do fato gerador que pode conter eventuais erros fiscais, devidos à falhas no cadastro.